Zásady ochrany osobních
a dalších údajů

Tyto zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) popisují způsob získávání, používání a dalšího nakládání s osobními údaji získanými zejména prostřednictvím webového rozhraní https://foxydesk.cz/ (dále jen „webové rozhraní“)

Správci osobních údajů:

AVANTRO s.r.o., se sídlem Jeseniova 1151/55, Žižkov, 130 00 Praha 3,
IČ: 04997476,
DIČ: CZ04997476,
zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 256795

a

Foxify s.r.o., se sídlem Jaurisova 515/4, Michle, 140 00 Praha 4
IČ: 06397620,
není plátcem DPH,
zapsaná: v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 281477

(dále jen „správce“ nebo „správci“),

Ochrana osobních údajů je pro nás velice důležitá. Prosíme o důsledné seznámení se s těmito Zásadami, které obsahují důležité informace týkající se nakládání s vašimi osobními údaji a souvisejících práv a povinností. Tyto Zásady jsou nedílnou součástí našich Obchodních podmínek a souhlasem s těmito Obchodními podmínkami souhlasíte i s těmito Zásadami.

V případě, že jste plátce DPH, pak pro osobní údaje získané při objednávání služeb je správcem osobních údajů společnost AVANTRO s.r.o. V případě, že nejste plátce DPH, pak pro osobní údaje získané při objednávání služeb je správcem osobních údajů společnost Foxify s.r.o.

Správcem osobních údajů ve smyslu dalších údajů dle článku 1.2 těchto Zásad, které nám poskytnete před uzavřením smlouvy při návštěvě webového rozhraní, je společnost AVANTRO s.r.o.

1. ÚVODNÍ USTANOVENÍ

1.1. Čím se řídíme při nakládání s osobními údaji?

Při nakládání s osobními údaji postupujeme v souladu s právním řádem České republiky a přímo použitelnými předpisy Evropské unie, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „nařízení“) a zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů.

1.2. Co jsou osobní údaje?

Osobními údaji se rozumí veškeré informace, které identifikují nebo mohou identifikovat konkrétní fyzickou osobu. Osobními údaji jsou zejména (avšak nikoliv výlučně):

- identifikační údaje, jako např. jméno a příjmení, identifikační číslo, daňové identifikační číslo, datum narození, pohlaví, přihlašovací jméno do uživatelského účtu;

- kontaktní údaje, jako např. adresa bydliště (nebo doručovací adresa), telefonní číslo, emailová adresa;

- další údaje, jako např. informace získané pomocí souborů cookies, IP adresa (síťový identifikátor) včetně typu prohlížeče, zařízení a operačního systému, doby a počtu přístupů na webové rozhraní a další obdobné informace.

2. ZÍSKÁVÁNÍ A VYUŽÍVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

2.1. Jak získáváme vaše osobní údaje?

Své osobní údaje nám poskytujete zejména při vyplnění objednávky (event. v rámci kontaktního formuláře). Pokud dojde k jakékoliv změně vašich osobních údajů, informujte nás o tom prosím.

Při návštěvě a užívání webového rozhraní může dále docházet k získávání a ukládání některých osobních údajů prostřednictvím souborů cookies. Více o souborech cookies se dočtete v článku 5 těchto Zásad.

2.2. Na jakém základě a pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje?

- Osobní údaje zadané při poptávání (zejména prostřednictvím kontaktního formuláře) a objednávání služeb můžeme bez vašeho výslovného souhlasu shromažďovat a zpracovávat výlučně na základě a za účelem plnění smlouvy, tedy za účelem poskytnutí služby. Dále můžeme tyto údaje zpracovávat za účelem splnění našich dalších zákonem stanovených povinností (zejména evidenční povinnosti, archivace daňových dokladů apod.) a na základě našeho oprávněného zájmu pro účely ochrany našich právních nároků.

- Vaši e-mailovou adresu jsme oprávněni bez vašeho výslovného souhlasu využít na základě našeho oprávněného zájmu pro zasílání obchodních sdělení týkajících se našich služeb obdobných těm, které jste si od nás objednali. Zasílání obchodních sdělení můžete kdykoliv odmítnout.

- Pokud nám k tomu potvrzením na webovém rozhraní dáte souhlas, můžeme vaše osobní údaje zadané při vyplnění objednávky zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení a přímého marketingu, případně za dalšími účely, se kterými jste výslovně souhlasili.

- Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies zpracováváme na základě vašeho souhlasu (který udělujete příslušným nastavením Vašeho internetového prohlížeče). Osobní údaje získávané prostřednictvím souborů cookies využíváme zejména pro účely provádění uživatelské podpory, zlepšování našich služeb včetně analýzy chování uživatelů a marketingu.

Použít vaše osobní údaje k jinému účelu, než pro který byly získány, můžeme jen na základě vašeho souhlasu.

2.3. Po jak dlouhou dobu údaje využíváme?

Osobní údaje zadané v rámci objednávání služeb využíváme pouze po dobu nezbytnou pro splnění smlouvy a splnění právních povinností, resp. pro ochranu našich právních nároků.

Pokud nám udělíte souhlas výslovný se zpracováním osobních údajů, budou údaje využity po dobu trvání účelu, pro který byl souhlas udělen.

Pokud nám udělíte výslovný souhlas se zpracováním osobních údajů nebo pokud užíváme vaši e-mailovou adresu pro zasílání obchodních sdělení v souladu s předchozím článkem, budou údaje využity po dobu fungování webového rozhraní, na kterém budeme nabízet služby obdobné těm, které vám byly poskytnuty.

3. VAŠE PRÁVA V SOUVISLOSTI S OSOBNÍMI ÚDAJI

3.1. Právo na odvolání souhlasu se zpracováním osobních údajů

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje jen na základě vašeho souhlasu (tj. bez jiného zákonného důvodu), můžete tento souhlas kdykoliv odvolat.

Odvolání souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů je možné kdykoliv, a to:

- prostřednictvím e-mailu zaslaného na naši kontaktní e-mailovou adresu;

- telefonicky na našem kontaktním telefonním čísle;

- písemně formou dopisu zaslaného na naši doručovací adresu;

- v případě obchodních sdělení – způsobem, který je uveden v každém e-mailu obsahujícím obchodní sdělení (kliknutím na odhlašovací odkaz nebo jiným způsobem)

Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování údajů prováděného do doby odvolání souhlasu se zpracováním.

3.2. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo nás požádat o informaci, zda provádíme zpracování vašich osobních údajů. Pokud vaše údaje zpracováváme, máte právo na přístup k těmto osobním údajům a zejména k následujícím informacím:

- účel zpracování;

- kategorie zpracovávaných osobních údajů;

- příjemci nebo kategorie příjemců, kterým budou osobní údaje zpřístupněny;

- doba, po kterou budou osobní údaje uloženy.

Na vaši žádost vám poskytneme kopii zpracovávaných údajů. Za další kopie vám můžeme účtovat administrativní poplatek nepřevyšující náklady spojené s vyhotovením a předáním těchto dalších kopií.

3.3. Právo na opravu

Pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat bezodkladnou nápravu, tj. opravu nepřesných údajů a/nebo doplnění neúplných údajů.

3.4. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, pokud je zpracováváme pro účely přímého marketingu včetně jakéhokoliv automatizovaného zpracování osobních údajů. Po vznesení námitky přestaneme vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávat.

3.5. Právo na výmaz („právo být zapomenut“)

V případě, že:

- osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány;

- jste odvolali souhlas se zpracováním;

- jste vznesli námitky proti zpracování osobních údajů osobních údajů;

- osobní údaje byly zpracovávány protiprávně,

máte právo požadovat, abychom vaše osobní údaje smazali. Pokud neexistují zákonné důvody pro odmítnutí vymazání, jsme povinni vaší žádosti vyhovět.

3.6. Právo na omezení zpracování

V případě, že:

- popíráte přesnost svých osobních údajů;

- je zpracování protiprávní a vy namísto výmazu žádáte o omezení zpracování osobních údajů;

- již vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon či obhajobu právních nároků;

- vznesete námitku proti zpracování,

můžete požadovat, abychom omezili zpracování vašich osobních údajů. Při omezení zpracování jsme pouze oprávněni vaše osobní údaje uložit; další zpracování je možné jen s vaším souhlasem, nebo ze zákonných důvodů.

Pokud je zpracování osobních údajů omezeno z důvodu námitky proti zpracování, trvá omezení po dobu nutnou pro zjištění, zda jsme povinni vaší námitce vyhovět.

Pokud je zpracování osobních údajů omezeno z důvodu popření přesnosti údajů, trvá omezení po dobu ověření přesnosti údajů.

3.7. Právo na přenositelnost údajů

Máte právo na získání vašich osobních údajů, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci osobních údajů.

3.8. Jak můžete svá práva uplatnit?

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji můžete uplatnit prostřednictvím našich kontaktních údajů. Veškeré informace a úkony vám budou poskytnuty bez zbytečného odkladu.

Při ochraně vašich osobních údajů vám vyjdeme maximálně vstříc. Pokud ovšem s vyřízením nebudete spokojeni, máte právo obrátit se na příslušné orgány, zejména na Úřad pro ochranu osobních údajů (http://www.uoou.cz), který vykonává dozor nad ochranou osobních údajů. Tímto ustanovením není dotčeno vaše oprávnění obrátit se se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů přímo.

Pokud se zejména vaše bydliště, místo výkonu zaměstnání nebo místo údajného porušení ochrany osobních údajů nachází mimo Českou republiku v jiném členském státě Evropské unie, můžete se obrátit na příslušný dozorový úřad v tomto členském státě.

4. SPRÁVA A ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

4.1. Kdo vaše osobní údaje zpracovává?

Jsme správci osobních údajů ve smyslu nařízení.

V rozsahu, jaký je nutný pro splnění smlouvy nebo dalších povinností, jsme oprávněni vaše osobní údaje předávat i dalším osobám podílejícím se na splnění smlouvy či našich povinností. Kdo konkrétně vaše osobní údaje zpracovává, vám sdělíme také na základě vašeho dotazu. Vaše osobní údaje nebudou předávány do států mimo Evropskou unii, ledaže to bude nezbytné pro plnění smlouvy nebo z jiného důvodu v souladu s pravidly takovéhoto předávání stanovenými nařízením.

Vaše osobní údaje dále zpracovává zejména:

Hetzner Online GmbH;

Solitea Česká republika;

Direct Accounting, s.r.o.;

4.2. Jak osobní údaje zpracováváme?

Osobní i další získávané údaje jsou plně zabezpečeny proti zneužití. Osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě automatizovaným způsobem nebo v tištěné podobě neautomatizovaným způsobem.

5. SOUBORY COOKIES

5.1. Co jsou to cookies?

Cookies jsou textové soubory ukládané do počítače nebo jiného elektronického zařízení každého návštěvníka webového rozhraní, které umožňují fungování webového rozhraní.

Ne všechny cookies shromažďují osobní údaje; některé pouze umožňují správné fungování webového rozhraní. Používání souborů cookies můžete odmítnout volbou v příslušném nastavení v internetovém prohlížeči.

Upozorňujeme na to, že při odmítnutí používání souborů cookies není vyloučeno, že nebudete moci plně využívat veškeré funkce webového rozhraní.

5.2. Jaké cookies a pro jaké účely je webové rozhraní využívá?

Webové rozhraní používá relační (dočasné) cookies, které jsou automaticky mazány po ukončení prohlížení webového rozhraní. Dále využívá trvalé cookies, které zůstávají ve vašem zařízení, dokud je nesmažete.

Cookies, které využívá webové rozhraní, jsou následující:

- cookies první strany – tyto cookies jsou přiřazeny k doméně našeho webu; jedná se o nezbytné cookies a výkonnostní cookies, mohou být dočasné nebo trvalé;

  • nezbytné cookies– umožňují navigaci na webovém rozhraní a využívání základních funkcí, nijak vás neidentifikují a nejedná se o osobní údaje;
  • výkonnostní cookies– slouží pro analýzu způsobu využívání webového rozhraní (počet návštěv, čas strávený na webovém rozhraní apod.); údaje získané těmito cookies jsou anonymní;

- cookies třetích stran – tyto cookies jsou přiřazeny k jiné doméně, než je doména našeho webu, a to i když se nacházíte na našem webu; tyto cookies nám umožňují analyzovat náš web a zobrazovat pro vás reklamu na míru; jedná se o funkční cookies a cílené a reklamní cookies;

  • funkční cookies– slouží k personalizaci obsahu prostřednictvím zapamatování přihlašovacích údajů, geolokace apod.; jejich prostřednictvím může docházet k získávání a zpracování osobních údajů;
  • cílené a reklamní cookies– slouží k zobrazování cílených reklam na webovém rozhraní i mimo ně; jejich prostřednictvím může docházet k získávání a zpracování osobních údajů. Informace o tom, jak náš web využíváte, můžeme dále sdílet s našimi partnery z oblasti sociálních sítí, inzerce a analýz.

5.3. Používané služby společnosti Google

Webové rozhraní používá službu Google Analytics a případně i další služby poskytované společností Google, Inc (dále jen „Google“). Tyto služby pracují s informacemi získanými prostřednictvím souborů cookies.

Pokud vás zajímá, jak Google využívá data, které od nás získává, a jak zpracování upravit nebo zakázat, dozvíte se tyto informace kliknutím na následující odkaz: Jak Google využívá data, když používáte weby nebo aplikace našich partnerů.

6. ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ V RÁMCI POSKYTOVÁNÍ NAŠICH SLUŽEB

6.1. Co je předmětem tohoto článku?

Předmětem tohoto článku 6. je stanovení podmínek zpracování osobních údajů vašich zákazníků, obchodních partnerů, zaměstnanců a dalších osob, které používají aplikaci Foxydesk (dále jen „subjekt údajů“), a to pouze v případě, že využíváte naší doplňující službu instalace aplikace Foxydesk na námi zajištěný server/hosting (dále jen „poskytnutí serveru“).

V rámci služby poskytnutí serveru jsme z vašeho pověření zpracovatelem osobních údajů. Pokud aplikaci Foxydesk objednáte jako plátce DPH, tak je tímto zpracovatelem společnost AVANTRO s.r.o. Pokud aplikaci Foxydesk objednáte jako neplátce DPH, tak je tímto zpracovatelem společnost Foxify s.r.o.

Tímto článkem se jako zpracovatel pro vás jako správce ve smyslu nařízení podle níže uvedených podmínek zavazujeme zpracovávat osobní údaje subjektů údajů, které získáme v souvislosti s poskytnutím serveru, a to dle čl. 28. nařízení.

Účel a prostředky zpracování osobních údajů subjektů údajů dle tohoto článku určujete vy jako správce níže uvedených osobních údajů subjektů údajů, a to zakoupením naší doplňující služby poskytnutí serveru dle našich Obchodních podmínek a prostřednictvím tohoto článku 6. Zásad,

6.2. Jaké osobní údaje zpracováváme?

Jako zpracovatel zpracováváme v souvislosti s poskytnutím serveru osobní údaje, které jsou nezbytné pro fungování aplikace Foxydesk, což jsou především další údaje dle čl. 1.2 těchto Zásad.

Dále jako zpracovatel zpracováváme v souvislosti s poskytnutím serveru osobní údaje, které vám poskytne subjekt údajů v rámci používání aplikace Foxydesk. Těmito osobními údaji jsou především identifikační a kontaktní údaje dle čl. 1.2 těchto Zásad, ale s ohledem na předmět Vaší činnosti se může jednat také o citlivé údaje (např. údaje o zdravotním stavu), které vám subjekt údajů může poskytnout při použití live chatu Foxydesk.

6.3. Jaký je účel a povaha zpracování?

Účelem zpracování osobních údajů uvedených v čl. 6.2 těchto Zásad je řádné poskytnutí zakoupených služeb, tedy fungování aplikace Foxydesk. Tyto osobní údaje zpracováváme zejména shromažďováním, uspořádáním a ukládáním, jakož i jinými způsoby nezbytnými pro fungování aplikace Foxydesk, a to v elektronické podobě.

Tímto prohlašujete, že jste oprávněni nás využít jako zpracovatele ke zpracovávání osobních údajů subjektů údajů dle výše uvedeného předmětu, účelu a povaze zpracování.

6.4. Práva a povinnosti stran

Tímto se zavazujeme, že:

a) budeme zpracovávat osobní údaje v souladu s účelem, povahou a způsobem zpracování uvedenými výše a dalšími vašimi pokyny; pokud nám požadavky zpracování ukládají relevantní právní předpisy, jsme povinni vás o tomto před zahájením zpracování informovat;

b) budeme vás neprodleně informovat v případě, že podle našeho názoru váš pokyn porušuje právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;

c) zajistíme, že naše osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje (např. zaměstnanci) se zavážou k mlčenlivosti;

d) nebudeme osobní údaje předávat třetím osobám (s výjimkou zapojení dalšího zpracovatele dle čl. 6.5 těchto Zásad);

e) přijmeme vhodná technická a organizační opatření, abychom zajistili potřebnou úroveň zabezpečení zpracování osobních údajů, zejména zajistíme, aby přístup k uloženým osobním údajům byl zajištěn přístupovými hesly a stanovíme vnitřní pravidla pro práci s osobními údaji;

f) bude vám nápomocni prostřednictvím vhodných technických a organizačních opatření, pokud je to možné, pro splnění vaši povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů;

g) budeme nápomocni při zajišťování souladu zpracování s nařízením v oblasti zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, ohlašování porušení tohoto zabezpečení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů a předchozí konzultace s dozorovým úřadem;

h) ohlásíme vám bez zbytečného odkladu jakékoli porušení zabezpečení osobních údajů subjektů údajů, o kterém se dozvíme;

i) na základě vašeho rozhodnutí bez zbytečného odkladu všechny osobní údaje subjektů údajů buď vymažeme, nebo vám je vrátíme po zániku naší smlouvy, a vymažeme existující kopie, pokud právní předpisy nepožadují uložení daných osobních údajů;

j) poskytneme vám veškeré informace potřebné k doložení toho, že byly splněny povinnosti stanovené v nařízení, a umožníme audity, včetně inspekcí, prováděné vámi nebo jiným auditorem, kterého pověříte, a k těmto auditům přispěje;

k) budeme plnit povinnosti v oblasti záznamů o zpracování a spolupráce s dozorovým úřadem dle nařízení.

Vy se tímto zavazujete, že:

a) budete plnit řádně veškeré povinnosti uložené právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů;

b) budete nás bez zbytečného odkladu informovat o každé skutečnosti, která má vliv na plnění našich smluvních a zákonných povinností jako zpracovatele osobních údajů.

6.5. Zapojení dalšího zpracovatele

Tímto nám dáváte obecné povolení k zapojení dalšího zpracovatele. My se zavazujeme vás informovat předem o zapojení každého nového dalšího zpracovatele a vy máte právo k tomuto vyslovit námitky. Zavazujeme se uzavřít s tímto dalším zpracovatelem smlouvu, která nebude toto ujednání o zpracovávání osobních údajů přesahovat a bude s ním v souladu (zejména v oblasti povinností zpracovatele). Odpovídáme Vám za splnění veškerých povinností dalším zpracovatelem.

Výše uvedeným dalším zpracovatelem je zejména společnost Hetzner Online GmbH (poskytovatel serveru) a poskytovatel IT podpory našich služeb.

6.6. Doba zpracování a trvání zpracování osobních údajů

Toto ujednání o zpracování osobních údajů dle čl. 6 těchto Zásad je platné a účinné po dobu používání našich služeb dle našich Obchodních podmínek. Okamžikem zániku naší spolupráce v rámci poskytování našich služeb dle Obchodních podmínek dochází také k zániku tohoto ujednání o zpracovávání osobních údajů.

Tyto Zásady jsou platné a účinné od 3. 8. 2018